Un guide sur les workflows d’approbation des factures

Il est indéniable que Xero est prêt à l’emploi avec une multitude de fonctions et de fonctionnalités fantastiques. En fait, il est difficile de lui reprocher du tout. Mais il y a, à notre avis, quelque chose qui manque: un complémentprocessus d’approbation du workflow pour le paiement des factures.

Pourquoi? Eh bien, voici un exemple:

Disons que nous avons un certain nombre de départements différents, tous avec du personnel travaillant sur une gamme de projets différents. Toutes les factures liées à ces projets devront être approuvées par le chef de service concerné avant d’être soumises aux Finances pour paiement.

Idéalement, ce processus de workflow d’approbation de facture devrait fonctionner comme suit:

1. Le membre du personnel télécharge la facture reçue dans un workflow d’approbation de facture.
2. Le workflow d’approbation des factures transmet automatiquement une demande d’approbation au superviseur / responsable du membre du personnel.
3. Le workflow d’approbation des factures transmet automatiquement une demande d’approbation au superviseur / responsable du membre du personnel.

Cependant, dans l’état actuel des choses, les utilisateurs ont besoin d’une solution tierce à ce défi – une solution dotée des capacités suivantes:

1. Approbations en plusieurs étapes

La possibilité de définir des niveaux d’autorisation serait un élément important de tout système de flux de travail d’approbation. Par exemple, un administrateur des finances pourrait être en mesure d’approuver jusqu’à 200 $ pour des dépenses diverses, mais devrait soumettre pour approbation à son directeur pour plus de cela, et à son PDG s’il était supérieur à 30 000 $.

2. Notifications par e-mail indiquant qu’une approbation est en attente de votre action

Souvent, les membres du personnel capturent les factures puis envoient un e-mail pour informer leurs superviseurs qu’une facture est prête à être approuvée.

Avec un système de flux de travail d’approbation, les approbateurs recevraient des notifications par courrier électronique concernant les demandes en attente de leur décision. Ils seraient également en mesure d’approuver à partir de l’e-mail et de laisser des commentaires qui feront partie d’un journal d’audit (plus à ce sujet ensuite). Cela permettrait d’économiser beaucoup de temps et de tracas!

3. Un journal d’audit

Chaque étape d’approbation doit être enregistrée dans un journal d’audit, en gardant une trace des noms d’approbateurs, des dates d’approbation et des commentaires liés à la demande d’approbation.

Cela semble trop beau pour être vrai? Rencontrez ApprovalMax

Un flux de travail d’approbation de facture est un must absolu pour les entreprises de taille moyenne; en particulier ceux qui s’efforcent de mettre en œuvre les meilleures pratiques en matière de gestion commerciale et financière.

ApprovalMax fonctionne exactement comme décrit ci-dessus. Il prend en charge le processus d’approbation des factures sans perdre de temps. Prendre plaisir:

• Approbations en plusieurs étapes et matrice d’approbation conditionnelle robuste
• Notifications par e-mail pour les approbations en attente d’action
• Applications iOS et Android pour les approbations
• Approbations sécurisées, sans avoir à donner aux approbateurs l’accès à Xero
• La possibilité de rejeter – et de commenter – les demandes d’approbation
• Une piste d’audit complète des approbations

Tout cela peut être configuré en seulement 5 minutes, et le Xero integration fonctionne de manière transparente.

Dites adieu aux approbateurs sur bogues pour vous connecter à Xero pour approuver vos factures!